Seloste käsittelytoimista (jäsentietorekisteri)

1. Rekisterinpitäjä

Nimi

Suomen lähi- ja perushoitajaliitto SuPer ry

Osoite

Ratamestarinkatu 12

00520 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

+358 9 2727910

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Sari Kainulainen

Osoite

Ratamestarinkatu 12

00520 Helsinki

Sähköposti: Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi Sari Kainulainen antamalla sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi(at)superliitto.fi

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

  • Sähköposti: Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi Sari Kainulainen antamalla sähköpostiosoite muodossa etunimi.sukunimi(at)superliitto.fi
  • Puhelinnumero: +358927279149

3. Rekisterin nimi

Suomen lähi- ja perushoitajaliitto SuPer ry:n jäsentietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ammattiliiton jäsenyyden ylläpito ja hoitaminen, järjestötoiminta, sopimus- sekä ammatillinen edunvalvonta sekä työttömyyskassaetuuksien maksatuksen mahdollistaminen.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot

  • sukunimi, kutsumanimi, etunimet, postitusnimi, edellinen nimi, henkilötunnus, jäsennumero,
  • postikieli, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, toinen lähiosoite, lisäosoite
  • osoitetyyppi, maan tunnus, kotipuhelin, matkapuhelin, työpuhelin, faksinumero, sähköpostiosoite
  • markkinoinnin esto, äidinkieli, kansalaisuus.

Jäsenyystiedot

  • liittoon liittymispäivä, ammattiosastoon liittymispäivä (järjestöyksikkö), työttömyyskassaan
  • liittymispäivä, jäsenlajityyppi, jäsenlajityypin alkamis- ja päättymispäivä, sopimusala, ammattinimike,
  • koulutus (tutkinto), tutkintoon valmistumispäivä, tutkinnon koulutusohjelma, koulutuspohja, ulkomailla suoritettu tutkinto, eropäivä liitosta, eropäivä kassasta, kassan yksilöjäsenyys, takautuva kassan jäsenyys/ero, oppilaitoksen nimi, opintojen alkamis- ja päättymispäivä, kampanjointi/palkinnot,  edellinen liitto ja työttömyyskassa

Työsuhdetiedot

työnantaja, työnantajan Y-tunnus, työpaikka, työsuhteen alkamis- ja päättymsipäivä, palvelusuhteen laatu, toimipisteen määrittely, jäsenmaksujen tilittäjä, tilittäjän tunnus, tilitystapa ja tilitysjakso,  jäsenmaksun maksamistapa,  työsuhdehistoria, työpaikan sopimusala,

Jäsenmaksut

jäsenmaksun tilittäjä, maksajan maksupäivä, tositenumero, tositepäivä, maksun alku- ja loppupäivä, jäsenmaksun selite, summa, kirjanpitotiedot, jäsenmaksuvapautusperuste ja sen alkamis- ja päättymispäivä, verovuosi

Tehtävätiedot

  • luottamustehtävän nimi, alku- ja loppupäivä sekä työnantaja ja työpaikka, luottamustehtävän hoitajat,
  • Järjestötehtävän nimi, alku- ja loppupäivä, ammattiosasto, järjestötehtävän hoitajat,
  • Kauden loppupäivä, sopimusala, varahenkilö, varahenkilön etunimi, varahenkilön sukunimi, varahenkilön henkilötunnus, varatehtävät

Työttömyyskassan maksutiedot

tukilaji, maksupäivä, alku- ja loppupäivä

Järjestöyksiköt

  • järjestöhierarkiamerkintä, ammattiosasto, vaalipiiri, liiton hallinnon osastot ja ryhmät, liitto, työttömyyskassa.
  • Järjestöyksikön nimi, ruotsinkielinen nimi, tunnus, postitusnimi, rekisterinumero, Y-tunnus, kotipaikka, kunnan tunnus, postikieli, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, maan tunnus, puhelinnumero, faksinumero, sähköpostiosoite, pankkitilinumero, alku- ja loppupäivä, loppusyy, luontipäivä, päivityspäivä.
  • Yhteyshenkilön sukunimi, etunimet, postitusnimi, tehtävä, osoitetyyppi, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, maan tunnus, sähköpostiosoite, työpuhelinnumero, kotipuhelinnumero, toinen lähiosoite, matkapuhelinnumero, faksinumero.

Kurssit, koulutukset, tapahtumat

  • kurssin tunnus, kurssin järjestäjä, toissijainen järjestäjä, kurssin kesto, alkamis- ja päättymispäivä, aihealueet, ilmoittautumiset, peruutukset, luennoitsijat, ohjelma, kurssipaikat, työnantajat, kustannuspaikka, KP-tiedot,
  • Osallistujan järjestöyksikkö, sukupuoli, syntymävuosi, laskutuksen työnantaja, vahvistuksen työnantaja,sähköpostiosoite, kotipuhelinnumero, matkapuhelinnumero, työpuhelinnumero, päättymispäivä, kurssin tunnus, kurssin nimi, kurssin alku- ja loppupäivä, kurssihistoria, peruutussyy, luottamustehtävä,
  • Luennoitsijoiden henkilötunnus, nimi, oppiarvo, ammatti, pankkitili, pankin konttori, verotuskunta, palkkio, luennoitsijan luokitus, järjestöyksikkö, aihealueen tunnus ja nimi.

Oppilaitokset

oppilaitoksen tunnus, nimi, osoitetiedot, puhelinnumero, yhteyshenkilö, yhteyshenkilön sähköpostiosoite ja oppilaitoksen olemassa olon alku- ja loppupäivä.

Konsernit, työnantajat ja työpaikat

  • Konsernin nimi, postitusosoite, faksinumero ja yhteyshenkilö
  • Työnantajan nimi, postitusnimi, postitusosoite, postikieli, maan tunnus, puhelinnumero, faksinumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilö, alkamis- ja päättymispäivä, kuntatunnus, sopimusala, toimintalaajuus (tilittäjä, selvittäjä, työnantaja), tilitystapa- ja tiheys, selvityslistan muoto, työnantajaan liitetyt työsuhteet, tilitysvelvoitteet ja tehtävät.
  • Työpaikan nimi, postitusnimi, postitusosoite, postikieli, maan tunnus, sopimusala, puhelinnumero, faksinumero, yhteyshenkilö, ammattiosasto, työpaikan luokitus (ala), kunnan tunnus, alku- ja loppupäivä, työpaikkaan liitetyt työsuhteet ja tehtävät.

Lehdet/tilaajarekisteri

tilaajan tunnus, postitusnimi, aakkosnimi, yhteyshenkilö, postikieli, postitusosoite, lisäosoite, postinumero, postitoimipaikka, maan tunnus, tieto toimiiko tilaajana vai saajana, tilauslaji, tilausjakso, laskutusjakso, tilausvuosi, tilaushinta, tilaajaryhmä, KP-tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietojen tietolähde: rekisteröidyn oma ilmoitus.

Tarkastus ja täydennys: Väestörekisterikeskus, Posti, Työnantajat, Oppilaitokset, Patentti- ja rekisterihallitus , Terhikki-rekisteri

7. Tietojen käsittely ja säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain jäsenen suostumuksesta tai jäsenyyden todentamiseksi ja jäsenetujen ylläpitämiseksi niille SuPerin yhteistyökumppaneille, joiden tarjoamat palvelut niitä edellyttävät. Esimerkiksi vakuutusten voimassa olo, osoitepäivitykset ja jäsenkorttien toimittaminen.

Jäsenen henkilötietoja voidaan luovuttaa jäsenyyden todentamiseksi seuraaville kolmansille osapuolille:

  • Vakuutusyhtiö Turva Oy
  • Vakuutusyhtiö If
  • CardPlus Oy
  • Bisnode Oy
  • Posti Oy
  • STTK

Tietoja käsitellään seuraavien toimittajien järjestelmissä ja/tai palveluissa:

  • Digia OpenPoint
  • Attido
  • Avoine
  • M-Files
  • Faros & Com (verkkokoulutukset)
  • Chilit (järjestöaktiivien päätelaitteet ja tukipalvelut)
  • Microsoft (Office 365)

8. Tietojen käsittely tai luovutukset (kolmannet osapuolet)

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Ensisijaisesti jäsen voi korjata itse virheet henkilötiedoissaan muokkaamalla niitä SuPerin jäsensivuila (www-sivuilla) osoitteesssa https://www.superliitto.fi/jasensivut/.

Pyyntö voidaan tehdä myös salatulla sähköpostilla SuPerin jäsenyksikköön. Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi jäsenyksikkö ja aiheeksi "Henkilötietojen korjauspyyntö.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Jokaisella työntekijällä ja järjestötehtävässä toimivalla on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterin palveluihin tallennettujen henkilötietojen käyttö alkaa jäsenyyden alkaessa ja päättyy viimeistään 6 vuoden kuluttua jäsenyyden päättymisestä.

11. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

SuPerin käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA alueen ulkopuolelle.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

  • Jäsenyyteen liittyvät, paperisena saapuvat asiakirjat muutetaan sähköiseen muotoon ja tallennetaan jäsentietojärjestelmään.
  • Säilytettävät, alkuperäiset paperiset versiot varastoidaan lukittuun arkistoon, jonne on pääsyoikeus muutamalla, nimetyllä henkilöllä.
  • Asiakirjat, joita ei edellytetä säilytettäviksi, muunnetaan sähköiseen muotoon, tallennetaan jäsentietojärjestelmään ja paperinen hävitetään tuhoamalla.

Jäsenyyteen liittymättömät asiakirjat joko palautetaan lähettäjälle tai hävitetään tuhoamalla.

B ICT-ratkaisuilla käsiteltävät tiedot

Sähköisessä muodossa olevat tiedot säilytetään organisaation tietojärjestelmissä, joissa käytetään sekä teknisiä että ohjelmallisia keinoja tietoturvallisuuden varmistamiseksi.

Rekisterin tietojen käyttöoikeus on rajattu tietyille henkilöille heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Kaikkia rekisterin tietoja käyttäviä henkilöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

13. Tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevien tietojen tarkastamista. Ensisijaisesti jäsen voi tarkistaa henkilötietonsa itse SuPerin jäsensivuilta (www-sivuilta) osoitteesta https://www.superliitto.fi/jasensivut/.

Pyyntö voidaan tehdä myös salatulla sähköpostilla SuPerin jäsenyksikköön. Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi jäsenyksikkö ja aiheeksi "Henkilötietojen tarkistuspyyntö.

14. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Ensisijaisesti jäsen voi korjata itse virheet henkilötiedoissaan muokkaamalla niitä SuPerin jäsensivuila (www-sivuilla) osoitteesssa https://www.superliitto.fi/jasensivut/.

Pyyntö voidaan tehdä myös salatulla sähköpostilla SuPerin jäsenyksikköön. Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi jäsenyksikkö ja aiheeksi "Henkilötietojen korjauspyyntö."

15. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

  • Rekisterinpitäjä ei käsittele tämän rekisterin rekisteröidyn tietoja, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia, markkina-, mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.
  • Rekisterin henkilötietoihin ei kohdisteta automaattisesti automatisoituja yksittäispäätöksiä.
  • Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa siinä muodossa, että niiden siirto toiseen jäsentietojärjestelmään on mahdollista.
  • Rekisterin henkilötietoihin ei yleisesti tehdä profilointia, ellei poikkeuksellisesti erikseen tapauskohtaisesti sovita jäsenen kanssa.
  • Rekisteröidyllä on oikeus perua suostumuksensa jäsenetujen markkinointiin milloin tahansa muokkaamalla sitä SuPerin jäsensivuila (www-sivuilla) osoitteesssa https://www.superliitto.fi/jasensivut/.
  • SuPerilla ei tehdä profilointia, automaattisia yksittäispäätöksiä tai suoramarkkinointia ilman rekisteröidyn antamaa lupaa. SuPerilla suoritettava käsittely rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi ei koskaan loukkaa rekisteröidyn etuja, perusoikeuksia tai -vapauksia. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista ja vastustaa käsittelyä.