Seloste käsittelytoimista (jutturekisteri)

1. Rekisterinpitäjä

Nimi

Suomen lähi- ja perushoitajaliitto SuPer ry

Osoite

Ratamestarinkatu 12

00520 Helsinki

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

+358 9 2727910

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi

Sari Kaartoaho

Osoite

Ratamestarinkatu 12

00520 Helsinki

Sähköposti: Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi Sari Kaartoaho

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)

  • Sähköposti: Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi Sari Kaartoaho
  • Puhelinnumero: +358 9 27279 179

3. Rekisterin nimi

Suomen lähi- ja perushoitajaliitto SuPer ry:n jutturekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jutturekisteri sisältää SuPerin jäsenten työsuhteisiin liittyvien erimielisyyksien selvittämiseen tarvittavia tietoja. Oikeudellisten toimeksiantojen selvittäminen edellyttää näiden henkilötietojen käsittelemistä.

5. Rekisterin tietosisältö

Jäsenet:

  • etu- ja sukunimi
  • kotiosoite
  • sähköpostiosoite
  • puhelinnumero
  • jäsennumero
  • työpaikka

 

Työnantaja:

  • postiosoite
  • yhteyshenkilö
  • yhteyshenkilön puhelinnumero
  • yhteyshenkilön sähköpostiosoite

 

Jäseneen liittyviä erityisiä henkilötietoryhmiä voidaan käsitellä jos asian hoitaminen tätä vaatii. Erityisluontoisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat:

  • ay-jäsenyys
  • etninen alkuperä
  • rikoksiin liittyvät henkilötiedot
  • poliittiset mielipiteet
  • uskonnollinen tai filosofinen vakaumus
  • seksuaalista käyttäytymistä ja suuntautumista koskevat tiedot
  • alaikäinen työntekijä
  • terveyttä koskevat tiedot

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja voi päätyä rekisteriin seuraavista tietolähteistä: jäseneltä itseltään, työnantajalta, luottamusmieheltä, työsuojeluvaltuutetulta, aluehallintovirastosta, Kelasta, työttömyyskassoista.

7. Tietojen  säännönmukaiset luovutukset

Kaikkia rekisterissä olevia henkilötietoja voidaan luovuttaa asianajotoimistoille ja tilitoimistoille, jotka on mainuttu kohdassa 8.

8. Tietojen käsittely tai luovutukset (kolmannet osapuolet)

Jäsenen henkilötietoja voidaan luovuttaa toimeksiantoa käsiteltäessä seuraaville kolmansille osapuolille:

  • Asianajotoimisto Kasanen & Vuorinen
  • Asianajotoimisto Hyvärinen & Pääkkö
  • Asianajotoimisto Magnusson
  • Henkilöstötieto Paloniemi Oy
  • Vakuutusyhtiö Turva Oy

 

Jäsentietoja käsitellään seuraavien toimittajien järjestelmissä ja/tai palveluissa:

  • Digia OpenPoint Lyyti
  • Attido aSuite
  • Microsoft Office 365
  • Elisa Ring (puhelinjärjestelmä)
  • Chilit (tiedostopalvelu)

9. Virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaaminen ja poistaminen

Jäsenellä on oikeus vaatia SuPeria rekisterinpitäjänä korjaamaan tai poistamaan virheelliset tai vajaat tiedot tai antaa täydentävä lausunto liitettäväksi niihin.

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Jokaisella jäsenellä on oikeus tehdä valitus henkilötietojensa käsittelystä valvontaviranomaiselle.

11. Henkilötietojen säilytysajat

Rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittely alkaa kun toimeksianto saadaan ja päättyy kun toimeksianto on suoritettu. Tapaukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 10 vuotta kalenterivuoden päättymisestä, jolloin toimeksianto on suoritettu.

12. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Juttuun liittyviä henkilötietoja käsitellään myös sähköpostitse Microsoft Office 365-pilvipalvelussa. Kaikkia kohdan 5. (rekisterin tietosisältö) henkilötietoja voidaan käsitellä sähköpostitse.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

  • Jutturekisterissä käsiteltäviä, henkilötietoja sisältäviä paperiaineistoja säilytetään lukituissa tiloissa, kaapeissa sekä salkuissa. 

B ICT-ratkaisuilla käsiteltävät tiedot

Jäsentietojärjestelmien käyttäminen on suojattu tunnistautumisella ja pääsy järjestelmiin on mahdollistettu pelkästään toimistoverkosta tai SuPerin tietohallinnon toimittaman etäkäyttöyhteyden kautta. Etäkäyttöyhteyden käyttäminen vaatii tunnistautumista.

Tiedostopalveluun tallennetut jäsentiedot on suojattu tunnistautumisella ja käyttöoikeuksilla, jotka on rajattu pelkästään edunvalvontayksikön juttuja käsitteleville työntekijöille.

Tiedot on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin sekä O365 web-palvelujen osalta kaksivaiheisella kirjautumisella (Multi Factor/Two Factor authentication), jossa kirjautumisen toinen vaihe suoritetaan käyttäjän ilmoittamaan puhelinnumeroon lähetetyllä, rajatun ajan voimassa olevalla kertakäyttökoodilla. Tietojen suojaamisessa noudatetaan myös SuPerin sisäisiä tietoturvamääräyksiä.

14. Tarkastusoikeus

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja rekisteriin on tallennettu. Pyyntö tehdään salatulla sähköpostilla SuPerin edunvalvontayksikköön. Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi edunvalvonta ja aiheeksi "Henkilötietojen tarkastuspyyntö."

15. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja rekisteriin on tallennettu. Pyyntö tehdään salatulla sähköpostilla SuPerin edunvalvontayksikköön. Käytä osoitteessa https://securemail.superliitto.fi sijaitsevaa lähetyslomaketta. Valitse vastaanottajaksi edunvalvonta ja aiheeksi "Henkilötietojen korjauspyyntö."

16. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

  • Rekisterinpitäjä ei käsittele tämän rekisterin rekisteröidyn tietoja profilointia, etämyyntiä tai muuta suoramarkkinointia, markkina-, mielipidetutkimusta, henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten.

  • Rekisterin henkilötiedoilla ei tehdä profilointia eikä siihen kohdistu automatisoituja yksittäispäätöksiä.